Colaborador convidado*

Final de quarter, fim de ano, metas para atingir ainda em 2009, pipeline inconsistente, revisão de planejamento estratégico e orçamentos para 2010, ameaças, empregos em jogo, redução de custos, falta de tempo, concorrentes cada vez mais agressivos, gaps entre previsto e realizado, resultados abaixo do planejado, CRISE, IPO’s, aquisições, quanta turbulência!

É nesses momentos que surgem os líderes, os visionários, os criadores e os inovadores. É também quando aparecem os executivos com menos visão e que acreditam que são insubstituíveis e não precisam fazer nada pois tudo voltará à normalidade. Mas é nestes momentos de crise que chegam ORDENS como: vamos reduzir custos IMEDIATAMENTE!

Então esses “pseudo líderes” passam a fazer cortes nas áreas que deveriam trazer resultados (vendas)… “Se não vendemos cortamos o diretor de vendas, os vendedores…”. Após toda essa reestruturação percebem que isso não funciona, pois não tem mais força de vendas ou seja, quem irá levar o produto/serviço até o mercado para aumentar as vendas?

Nesse momento então voltam a contratar… só que acabaram de colocar na rua os vendedores nos quais investiram, às vezes anos de treinamento, cursos realizados e experiência adquirida ao longo do tempo. Em contrapartida, irão contratar vendedores juniores sem conhecimento da empresa e de seus produtos. Terão que investir novamente em capacitação e as metas continuam a não serem atingidas, pois esses vendedores ainda não estarão preparados para ajudar a resgatar a empresa de uma crise. Para isto, é necessária uma mistura, ou seja, a garra e disposição dos juniores que iniciam no mercado com a experiência e plenitude dos sêniores.

O que as empresas não estão fazendo como deviam é, antes de mais nada, entender o por quê as vendas não estão acontecendo ou ainda o porque estamos vendendo. Essa análise conhecida no mercado como WIN/LOSS, se bem conduzida, poderá trazer informações dos nossos pontos fracos e fortes fazendo parte de outra análise – SWOT. Toda Gestão de Processo de Vendas depende fundamentalmente de uma boa geração de oportunidades – QUALIFICAÇÃO.

Pode parecer agressivo para o “prospect” quando perguntamos: existe um projeto da empresa para solucionar essas “dores”? Está no seu planejamento para o ano? Quantos funcionários têm a empresa? Qual o seu faturamento?

Essas questões são fundamentais para que possamos analisar a oportunidade e darmos o nosso “GO” ou “NO GO” comercial. Após a primeira visita o gestor de vendas consultivas trará as informações para que possam ser validadas pela área técnica da empresa.

Após essa análise técnica obteremos outro “GO” ou “NO GO”. Após o “GO” fazemos então uma proposição comercial para “sanar as dores” do futuro cliente.

Para que a Gestão do Processo de Vendas seja um sucesso ela depende fundamentalmente de uma geração eficaz de oportunidades.

Para termos uma geração eficaz de oportunidades precisamos:

1.  Capacitar as recepcionistas (principal cartão de visitas das empresas, tanto pessoal como por telefone), sobre a empresa, seus produtos e seus recursos, além é claro dos outros atributos como simpatia, gentileza, atenção, respeito aos interlocutores;

2.  Capacitar recursos de geração das oportunidades, provendo conhecimento de forma a capacitá-los com uma abordagem de caráter empresarial/negocial (falar a língua do executivo e conhecer a empresa antes da abordagem inicial);

3.  Conhecer quais são as principais “dores” da indústria em que as empresas estão inseridas, saber como “cutucá-las” e

4.  Prover de “esperança para a cura das dores” através das soluções que a empresa oferece aos seus clientes (referências) e que poderão ser demonstradas em uma visita.

Para concluir, o segredo em vendas se inicia na excelente qualificação na geração da oportunidade, que não deixe que nos “transformemos” em mais um ditado: “Pau que nasce torto, morre torto”. Essa qualificação depende da capacitação inicial a ser provida aos recursos que fazem parte  da abordagem aos prospects e de uma gestão do processo de vendas eficaz para a busca dos resultados almejados.

* Pugliese é Consultor em Vendas na Fotini Systems, e consultor da Positioning durante os últimos 5 anos. Possui 36 anos de experiência profissional, sendo 23 na IBM Brasil  com carreira desenvolvida nas áreas de Gerência de Negócios, Relacionamento, Soluções Mobile, Projetos, Alianças e Parcerias, Marketing, Vendas, e Gestão Administrativa; nas empresas, Positioning (Grupo RMA), Plano Consultoria Empresarial, 1Planning Consulting, MR Marketing, Infrastructure Tecnology Management do Brasil – ITM, Peregrine Systems, Candle Software, Infor (SSA do Brasil), Progress Software do Brasil e IBM Brasil. Grande experiência em Gestão do Processo de Vendas. Implementação de Projetos de Consultoria em Posicionamento Estratégico no segmento de Tecnologia, Reposicionamento Empresarial, Aumento na Competitividade em vendas e Planejamento de Comunicação. Estruturação das Parcerias e Alianças para América do Sul.

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O ciclo não é longo apenas porque o comprador ou o vendedor quer. É longo pela necessidade de interação entre as partes, até que o comprador esteja convencido de que aquela solução irá efetivamente resolver o seu problema. O ciclo longo exige que se mantenha um mínimo de controle sobre o processo e daí surge o funil de vendas (pipeline) e as ferramentas para gestão das oportunidades cujos temas por si só merecerão outro artigo (ou talvez um livro!). Medir a performance do vendedor mensalmente também não faz sentido. Novos vendedores exigirão mais atenção, pois haverá um período inicial de poucas vendas… e sem comissão.

O custo elevado ocorre em função do ciclo longo e da necessidade de alocar recursos de pré-venda. Neste aspecto é fundamental a etapa de qualificação da oportunidade. Trata-se da etapa inicial na qual devemos avaliar se temos chance efetiva de fechar o negócio. Somente depois disso é que a empresa deverá colocar recursos na oportunidade. Alocar recursos em oportunidades sem grandes chances pode ser fatal na vida das empresas, e o tempo é o mais crítico deles. O processo de qualificação é bastante simples: bastam cinco perguntas bem feitas (e bem respondidas) para você separar o joio do trigo. Difícil é praticar. Há vendedores (e gestores) que sentem necessidade de mostrar serviço e começam a “enxergar” oportunidade onde na realidade não há. Como “Best Practice” encontramos uma empresa em que de cada dez oportunidades, somente duas são qualificadas e uma resulta em negócio. Em outra encontramos também um negócio para cada dez oportunidades, mas neste caso não houve qualificação e para todas foram apresentadas propostas. O resultado final parece o mesmo, porém a primeira conseguiu o mesmo resultado com uma equipe menor, menos stress e com um custo de venda muito inferior. Em vendas consultivas  o projeto que irá  dar maior retorno a curto prazo é o de qualificação de oportunidades.

Se você atua em um setor onde a venda é consultiva, você precisa ter um processo de gestão  para acompanhar o ciclo das vendas através da pipeline, qualificar as oportunidades, não investir em oportunidades com poucas chances de sucesso e investir na capacitação de seus vendedores. Eles precisam aprender a criar valor para seus clientes. Boa sorte!

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A pipeline (ou funil de vendas) contém todas as oportunidades que estamos trabalhando num determinado momento. A pipeline pode conter inclusive oportunidades que movemos para o “estacionamento” (que decidimos não trabalhar no momento, mas às quais voltaremos em ocasião oportuna). A pipeline é uma só, embora cada oportunidade tenha um dono, com nome e sobrenome: o vendedor que a trabalha.

O forecast (ou previsão de vendas) contém aquilo que antecipamos vender em prazos determinados (o usual é a 30D, 60D, 90D e +90D0). Já o forecast não é um só. Podemos ter muitos forecasts, conforme a visão pessoal de quem faz a previsão. Me explico: uma mesma e única oportunidade da pipeline pode resultar em diferentes forecasts, para os vários níveis da hierarquia de vendas.

Exemplificando:

• Um vendedor incluiu uma oportunidade “A” em sua pipeline e começou a trabalhá-la.

• Num determinado momento ele resolve incluí-la em seu forecast. Nesse momento ele necessariamente antecipa o “quanto” ($) e o “quando” (data de fechamento).  Pode também colocar uma probabilidade de fechamento, embora isso não seja mandatório.

• O forecast do vendedor é enviado para seu gerente, que olha a previsão para a oportunidade “A” e decide mudá-la antes de enviar para o diretor. Ele pode mudar o valor estimado e a data de fechamento.

• O diretor, por sua vez, pode fazer a mesma coisa antes de enviar para o presidente.

Assim, podemos dizer que uma só oportunidade da pipeline deu origem a três previsões distintas de vendas. Importante: o forecast do nível de cima não invalida o do nível de baixo. No exemplo que eu dei, são três interpretações diferentes, ou três fotos distintas, do mesmo fato gerador. Isso permite que, por exemplo, o diretor queira ver o forecast do vendedor antes de endossar o do gerente.

Existem alguns mitos comuns ao forecast. Um deles é que oportunidades com datas de fechamento mais próximas devem ser incluídas no forecast antes das mais distantes. Isso parece razoável, mas não necessariamente é verdade. Um vendedor pode ter algo com previsão de entrega para 30D e que ainda não tem budget alocado, enquanto uma outra oportunidade para entrega em 60D já tem budget alocado. É normal que ele inclua a segunda oportunidade no seu forecast e não inclua a primeira. E óbvio, pode ocorrer que o negócio não incluído no forecast feche antes daquele que foi incluído. Trata-se de um simples erro de previsão… e isso acontece.

Um outro mito é que oportunidades muito recentes (em termos de inclusão) deveriam ser incluídas no forecast depois da mais antigas. Isso é uma outra falsa verdade. Qual vendedor já não trabalhou uma oportunidade “encruada”, que levou meses para virar negócio, enquanto uma outra, novinha em folha, esquentou e fechou em poucas semanas?!

Como se vê, em gestão de vendas também se faz uma grande confusão entre pipeline e forecast, que “são cunhados, mas não são parentes”. Cappice?

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Ou seja, assim como uma venda bem sucedida, uma oportunidade só é “quente” quando é uma circunstância adequada ou favorável para os dois lados da negociação. É quando há interesse mútuo claramente identificado.

Meio óbvio o que estou dizendo? Verdade… mas muita gente tem momentos de extrema dificuldade para ver as coisas como elas realmente são. Aliás, é da natureza humana em situações adversas evitar encarar as coisas de frente, deixar de analisá-las friamente e tomar as decisões mais adequadas em cada caso.

Primeiro, antes de sair vibrando que encontrou uma oportunidade e agarrá-la como se fosse a “oportunidade da vida” ou que “oportunidade não se desperdiça”, procure usar as melhores práticas para qualificá-la adequadamente antes de entrar “numa fria”.

Uma oportunidade mal qualificada certamente remeterá a ações que fatalmente lá adiante, o levarão a voltar várias casas como nos jogos de tabuleiro e obrigá-lo a refazer o que poderia ter sido feito em uma seqüência evolutiva, planejada estrategicamente e sucessivamente ajustada, avançando passo a passo. Caso contrário, haverá gasto de tempo e de dinheiro além do necessário para explorar adequadamente tal oportunidade e conquistar uma venda bem sucedida, por exemplo. Resultado neste caso: pode ser até que a venda aconteça, mas certamente sairá a um custo maior do que poderia ter sido. Em alguns casos, muitas empresas chegam posteriormente à conclusão que melhor teria sido renunciar à venda do que tê-la realizado. Afinal, se o custo da venda é excessivo, além dos padrões aceitáveis, alguém vai pagar por isso. Os clientes? Não, claro. Daí a empresa fornecedora termina por assumir tais prejuízos, reduzir suas margens e penalizar seus resultados.

Qualificar uma oportunidade, portanto, é fundamental para descobrir se ela é mesmo uma Oportunidade com “O” maiúsculo. Enquanto uma oportunidade não estiver totalmente qualificada, não se iluda e não siga adiante.  É melhor “voltar algumas casas” e ter seu questionário de qualificação totalmente respondido antes de evoluir achando que todas as necessidades estão entendidas. Faça isso se necessário antes de endereçar uma solução, de entregar uma proposta ou de provocar um fechamento precipitado. Descubra com quem está lidando… quem apoiará e por que, quem dificultará e por que e quem decidirá a compra. Descubra quais as principais “dores” a serem tratadas, quem é a concorrência, que vantagens/desvantagens ela leva, quais são as motivações para comprar da sua empresa, se tem capacidade para comprar, se existe verba prevista e para quando.

A empresa onde trabalho, que é especializada em consultoria de gestão de processos de vendas, vira e mexe recebe consultas de Diretores Comerciais que não entendem porque seus processos de vendas demoram a fechar ou fracassam apesar de seus vendedores serem dedicados, determinados e experientes. Na maioria dos casos, identificamos que essas empresas ou não utilizam uma metodologia adequada de vendas, que passa obrigatoriamente por uma etapa de qualificação completa das oportunidades de negócios, ou não aplicam rigorosamente em sua plenitude essa etapa.

Em resumo: uma oportunidade só será “quente” quando nosso “termômetro” de qualificação da mesma apontá-la como tal.

E se o que você identificar não for de fato uma Oportunidade, então RENUNCIE! Não siga adiante, ainda que lhe doa muito essa decisão. Cuidado com os velhos ditados que dizem: “seja persistente, desistir jamais”.  Às vezes, o No Go é preciso.  “O guerreiro irá ganhar caso saiba quando lutar e quando não” (Sun Tzu – “A Arte da Guerra”). Sem perda de tempo, busque alavancar outras Oportunidades que ficarão “quentes”. Parodiando aquele comercial da Net… “saia da Sibéria” logo para não se arrepender depois de ter desperdiçado tempo, dinheiro e energia tentando tirar água de pedra!

Felizes Oportunidades (qualificadas) a todos e Bons Negócios!!!

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